RANCANG BANGUN SISTEM E-SURAT OTOMATIS DI UNIVERSITAS NAHDLATUL ULAMA SIDOARJO

Penelitian pada kali ini memiliki tujuan untuk merancang dan membangun sistem e-surat otomatis di Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo. Sistem ini dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dalam pengelolaan surat di universitas yang masih menggunakan proses manual berbasis kertas. Dengan
menerapkan teknologi informasi yang canggih, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, kecepatan, dan akurasi dalam pengelolaan surat.
Penelitian ini melibatkan tahapan analisis kebutuhan pengguna dan pemangku kepentingan, seperti mahasiswa, staff administrasi, dan dosen. Identifikasi kebutuhan dilakukan melalui survei, wawancara, dan studi literatur
yang relevan. Selanjutnya, dilakukan perancangan sistem dengan merancang struktur aplikasi, antarmuka pengguna, dan basis data yang sesuai dengan kebutuhan universitas.
Implementasi sistem e-surat otomatis dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman dan teknologi yang sesuai. Fitur-fitur yang diimplementasikan meliputi pengisian surat otomatis, validasi data, persetujuan elektronik, dan penyimpanan digital. Selain itu, sistem juga dilengkapi dengan fitur pencarian surat untuk memudahkan akses dan manajemen surat yang telah disimpan.
Pada tahap pengujian, dilakukan serangkaian pengujian untuk
memverifikasi kinerja, keamanan, dan kehandalan sistem. Pengujian dilakukan dengan melibatkan pengguna sesuai dengan skenario penggunaan yang telah ditentukan. Setelah melalui tahap pengujian yang memuaskan, sistem e-surat otomatis siap untuk diimplementasikan secara penuh di Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem e-surat otomatis memiliki potensi untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan surat di Universitas Nahdlatul Ulama Sidoarjo. Penggunaan teknologi informasi dalam proses pengelolaan surat juga membantu mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan dalam proses administrasi surat.
========================================================================================================================
This study aims to design and build an automatic e-mail system at Nahdlatul Ulama University, Sidoarjo. This system was developed to overcome problems in managing letters at universities that still use paper-based manual processes. By
implementing sophisticated information technology, it is expected to increase efficiency, speed and accuracy in managing mail.
This research involves the stages of analyzing the needs of users and stakeholders, such as students, administrative staff, and lecturers. Identification of needs is done through surveys, interviews, and studies of relevant literature. Next, system design is carried out by designing the application structure, user interface, and database according to the university's needs.
The implementation of an automated e-mail system is carried out using the appropriate programming language and technology. The features implemented include automatic mail filling, data validation, electronic approval, and digital
storage. In addition, this system is also equipped with a feature to search for lyrics to make it easier to access and manage stored lyrics.
During the testing phase, a series of tests are carried out to verify system performance, security and reliability. Testing is carried out by involving users according to predetermined usage scenarios. After going through a satisfactory testing phase, the automated e-mail system is ready to be fully implemented at Nahdlatul Ulama University in Sidoarjo.
The results of this study show that an automated e-mail system has the potential to increase the efficiency and accuracy of mail management at Nahtlatul Ulama University in Sidorjo.. The use of information technology in the mail
management process also helps reduce costs and time required in the mail administration process.